چگونه قابلیت پاسخ خارج از دفتر (Out of Office) سرویس ارسال نامه یاهو را فعال کنیم؟




۲۲ام آذر ۱۳۹۶ مطالب آپی

عدم پاسخ‌گویی به نامه‌های الکترونیکی ارسال شده به اشخاص در موقعیت‌هایی نظیر تعطیلات و یا اتمام ساعت کاری روزانه در زمینه بروز برخی از مشکلات گوناگون ممکن است اندکی تأثیرات مختلفی را به خود اختصاص دهد که این مهم در مقیاس گسترده‌تر بدون شک تبعات جبران ناپذیری را به همراه می‌آورد. همان‌گونه که ارسال پیامی کوتاه در پاسخ به یک تماس از دست رفته در زمینه رفع نگرانی‌ها و … می‌تواند بسیار مثمرالثمر واقع شود، پاسخ‌گویی به ایمیل‌های ارسالی با مضمون کوتاهی که اکنون امکان ارائه توضیحات کامل وجود ندارد نیز در این مهم صادق است، اما اگر فرد به‌هیچ‌عنوان به رایانه شخصی دسترسی نداشته و یا قابلیت استفاده از شبکه گسترده اینترنت در آن زمان برای وی وجود نداشته باشد چه چاره‌ای باید اندیشید؟

خوشبختانه کمپانی محبوب و نام آشنایی یاهو که همگان آن را با سرویس ارسال نامه‌های الکترونیکی قدرتمند فراهم آورده شده برای مصرف‌کنندگان می‌شناسند قابلیتی را تحت عنوان پاسخ خارج از دفتر و یا پاسخ تعطیلات جهت تدارک توضیحاتی به‌منظور ارسال خودکار در بازه زمانی تعیین شده به ارسال‌کنندگان ایمیل تدارک دیده است تا فرد در صورت نیاز با خیالی آسوده به انجام دیگر کارهای خود مبادرت ورزیده و دیگر نگرانی را از بابت بی‌پاسخ ماندن نامه‌های الکترونیکی خود نداشته باشد.

اگرچه قابلیت پاسخ خارج از دفتر اشاره شده که در این مقاله آموزشی کوتاه قصد پرداختن به مبحث آن را در سر داریم ایمیلی را تنها یک مرتبه به‌صورت خودکار برای فرستندگان ارسال می‌نماید، اما این مهم در زمینه آگاهی فرد مقابل از عدم امکان پاسخ‌گویی شخص دریافت‌کننده نامه در حال حاضر تأثیرات بسیار فراوانی را به ارمغان می‌آورد.

برای این منظور ابتدا بخش ارسال نامه‌های الکترونیکی کمپانی یاهو را گشوده و سپس به حساب کاربری خود وارد شوید.

بر روی آیکون دارای شمایل چرخ‌دنده در گوشه سمت راست بالای صفحه یک مرتبه کلیک کرده و سپس از طریق منوی به نمایش در آمده گزینه Settings را انتخاب نمایید (ذکر این نکته ضروری است که نمایش منوی فوق تا زمان بارگذاری کامل صفحه ممکن است انجام نپذیرد، بنابراین کمی شکیبا باشید).

پاسخ خارج از دفتر

اکنون پس از دسترسی به بخش تنظیمات سرویس ارسال نامه‌های الکترونیکی یاهو، ابتدا از طریق پنل موجود در سمت چپ پنجره به سربرگ Holiday Response مراجعه کرده و سپس گزینه Enable automatic responses during these dates (inclusive) را فعال کنید.

حالی کافی است تا بازه زمانی ویژه‌ای را جهت عملکرد خودکار قابلیت پاسخ خارج از دفتر با استفاده از گزینه‌های “From” و “Until” تنظیم و سپس متن توضیحات مورد نظر خود را در کادر تعبیه شده تایپ نمایید. پیشنهاد می‌شود که اطلاعات مندرج در بدنه اصلی نامه الکترونیکی فعلی از پیچیدگی و قالب طولانی برخوردار نبوده و حدالامکان تاریخی نیز جهت پاسخ‌گویی به نامه‌های ارسالی در بطن آن درج گردیده باشد.

پاسخ خارج از دفتر

درصورتی‌که قصد دارید تا پاسخ‌های متمایز از یکدیگری به ایمیل‌های دریافتی از دامنه‌های به‌خصوص توسط قابلیت ارسال گردند، ابتدا گزینه Different response to emails from specific domain را فعال و سپس آدرس دامنه‌های مورد نظر خود را در کادرهای “First domain” و “Second domain” وارد نمایید.

مجدداً متن توضیحات مورد نظر خود را در بخش تدارک دیده شده در قسمت زیرین کادرهای فوق تایپ کنید. این نکته را نیز به خاطر داشته باشید که اطلاعات بخش فعلی به‌هیچ‌عنوان لازم نیست که با توضیحات پیشتر ذکر شده یکسان باشند، زیرا هدف اصلی از فعال‌سازی این بخش ارسال پاسخ‌های خودکار به‌صورت متمایز از یکدیگر است.

پاسخ خارج از دفتر

درنهایت پس از تنظیم پاسخ خارج از دفتر سرویس ارسال نامه‌های الکترونیکی یاهو و ارائه توضیحات مربوطه، بر روی کلید Save جهت ذخیره‌سازی تغییرات انجام پذیرفته کلیک نمایید. در صورت نیاز می‌توانید جهت دریافت یک نسخه از ایمیل خودکار بر روی کلید Send sample copy to me در قسمت زیرین هر کدام از کادرهای درج توضیحات پیشتر اشاره شده کلیک نمایید.

پاسخ خارج از دفتر سرویس یاهو به‌صورت کاملاً خودکار در تاریخ شروع تعیین شده فعال و پس از اتمام آن نیز از فعالیت باز می‌ایستد. درصورتی‌که قصد دارید تا بازه فوق را زودتر از موعد به پایان رسانده و یا زمان آن را تمدید نمایید کافی است تا مجدداً به مسیر فعلی مراجعه و سپس با تغییر تاریخ و یا غیرفعالسازی کامل گزینه Enable automatic responses during these dates (inclusive) این مهم را به انجام رسانید. ذکر این نکته نیز ضروری است که پاسخ خارج از دفتر تنها یک مرتبه برای فرستنده ارسال می‌گردد، زیرا آدرس ایمیل افراد به‌طور کلی در پایگاه حساب شخصی فرد ثبت و سیستم به‌منظور جلوگیری از هدر رفت منابع و … از بازگردانی و پاسخ‌گویی چندین و چند مرتبه‌ای نامه‌های الکترونیکی خودداری به عمل می‌آورد.

جهت کسب اطلاعات بیشتر در خصوص نحوه چگونگی فعال‌سازی قابلیت پاسخ خارج از دفتر برای سرویس Gmail به مقاله آموزشی زیر مراجعه کنید:

“چگونه قابلیت پاسخ خارج از دفتر (Out of Office) سرویس Gmail را فعال کنیم؟”


مطالب پیشنهادی