چگونه بهترین امضا را برای نامه‌های الکترونیکی (ایمیل) خود ایجاد کنیم؟




۱۳ام آذر ۱۳۹۶ مطالب آپی

علیرغم که اینکه تعداد بی‌شماری از انواع و اقسام نامه‌های الکترونیکی مختلف به‌صورت داخلی و خارجی در هر روزه مورد ارسال قرار می‌گیرند، بسیاری از افراد اغلب هیچ‌گونه توجهی را به سمت و سوی امضا موجود در قالب ایمیل‌های خود روانه نساخته و به‌راحتی از کنار آن عبور می‌نمایند.  امضای ایمیل در حالت کلی به اطلاعات و داده‌های قابل مشاهده در قسمت انتهایی نامه‌های الکترونیکی ارسالی و دریافتی اطلاق می‌شود که در زمینه ارائه نکات مهم و یا راهکارهایی جهت برقراری ارتباط با فرستنده مورد استفاده قرار می‌گیرند.

امضا

بر طبق اینفوگرافی‌های منتشر شده از جانب رسانه‌های آماری مختلف، تعداد ۱۱۲ میلیارد نامه الکترونیکی در سال ۲۰۱۲ توسط افراد مورد ارسال و دریافت قرار گرفته‌اند که این مهم تنها نمایانگر یک روز کاری می‌باشد، این در حالی است که ۴۸ درصد از ایمیل‌های فوق به‌هیچ‌عنوان امضایی را در بطن خود جای نداده و یا اطلاعات ناقصی را به مخاطبان منتقل می‌نمایند.

ازآنجایی‌که موضوع درج امضای مناسب در قالب نامه‌های الکترونیکی جهت ارائه تصویر مناسبی از موقعیت شخص و یا شرکت ارائه‌دهنده خدمات تأثیرات فراوانی را در حوزه افزایش فروش محصولات، نمایش حرفه و میزان حرفه‌ای گری، سهولت در مسیرهای ارتباطی و … به خود اختصاص می‌دهد، لذا در این مقاله آموزشی کوتاه تصمیم بر آن شد تا با هفت مورد از مهم‌ترین نکات موجود جهت ایجاد امضایی ساده، کوتاه، نامتناقض و در عین حال محافظ چهارچوب کلی آن و اطلاع‌رسانی مناسب به دریافت‌کنندگان آشنایی بیشتری پیدا کنیم.


سادگی ساختار

استفاده از متون ساده و جلوگیری از به‌کارگیری افکت‌های گرافیکی فراوان، فونت‌های نامناسب و انواع و اقسام رنگ‌های مختلف تأثیرات بسیار فراوانی را در حفظ سادگی چهارچوب و عدم کسب بازخوردهای منفی از جانب دریافت‌کنندگان به خود اختصاص می‌دهد. استفاده بیش از حد از مشخصه‌های فوق نه تنها به افزایش اندازه و حجم نامه‌های الکترونیکی منتهی گشته، بلکه شانس برچسب‌گذاری آن‌ها به‌عنوان هرزنامه (اسپم) را نیز به‌صورت نمایی فزونی می‌بخشد.

امضا


کوتاهی امضا

اندازه امضاهای موجود در قالب نامه‌های الکترونیکی باید تا جای ممکن کوتاه بوده و تنها اطلاعات اساسی نظیر نام شخص، عنوان شرکت، آدرس ایمیل و شماره تلفن در قالب آن درج گشته و دیگر داده‌های افزوده نظیر تعدد شمارهای تلفن و آدرس‌های ایمیل از ساختار کلی آن حذف گردند.

امضا


آگاهی بخشی مناسب به گیرندگان

اگر متن ایمیل منحصراً مرتبط با مسائل کاری و مالی مختلف می‌باشد، درج اطلاعاتی نظیر پیشرفت‌ها و ترویج‌های پیشرو، کنفرانس‌های جالب توجه و … می‌تواند در خصوص افزایش میزان فروش محصولات مؤثر واقع گردند.

امضا


حفظ سازگاری و عدم استفاده از اطلاعات نامتناقض

تطابق متن امضا با هویت‌های بصری شرکت و یا کمپانی مربوطه از جمله استفاده از لوگو و یا رنگ‌های مرتبط با نام تجاری و افزودن تصویری حرفه‌ای در زمینه جلوگیری از سردرگمی دریافت‌کنندگان می‌تواند بسیار مثمرالثمر واقع گردد.

امضا


بخش‌بندی

حفظ سادگی ساختار امضا و جلوگیری از تراکم بیش از حد آن می‌تواند با عنایت به استفاده از نمادهایی همچون دو نقطه (:)، خطوط عمودی (|) و دیگر علامات نقطه‌گذاری صورت پذیرد. همچنین قسمت‌بندی متن به چند خط نیز در این زمینه می‌تواند تأثیراتی را به خود اختصاص دهد.

امضا


درج لینک‌های صفحات و یا شبکه‌های اجتماعی

پیوست نمودن اطلاعاتی همچون لینک‌های صفحات و یا شبکه‌های اجتماعی به قالب حساب کاربری اصلی شخص فرستنده در زمینه به‌روزرسانی دریافت‌کنندگان و گیرندگان ایمیل می‌تواند بسیار مفید واقع گردد، زیرا بخش عظیمی از اخبار کوتاه و … امروزه از طریق شبکه‌هایی اجتماعی مختلف تحت اشتراک قرار می‌گیرند.

امضا


درج جزئیات اضافی در صورت نیاز

وابسته به نقش فرد فرستنده و یا موقعیت کاری وی، درج جزئیات اضافی در قالب امضا نظیر سمت و عنوان ساختمان (به‌عنوان‌مثال دانشکده مهندسی دانشگاه امیرکبیر) در خصوص ارائه سند و مدرک به دریافت‌کنندگان جهت شناسایی مخاطب و فرد برقرار کننده ارتباط به‌صورت سریع و مستقیم می‌تواند بسیار مفید واقع شود.

امضا

وجود امضای متنی در قالب نامه‌های الکترونیکی ارسالی از جانب افراد و یا نهادهای حرفه‌ای به‌منظور ارائه اطلاعات مهم و اساسی به مصرف‌کنندگان جهت جلوگیری از ایجاد سوء تفاهم و حفظ چهارچوب رسمی و سازمانی ایمیل تأثیرات فراوانی را به خود اختصاص می‌دهد، بر همین اساس پیشنهاد می‌شود که توجه به این مهم را در اولین فرصت در دستور کار خود قرار داده و به‌سادگی از کنار آن عبور ننمایید.


مطالب پیشنهادی